ПОЛОЖЕНИЕ

1. Общие положения

Отдел административной работы является структурным подразделением Главного управления МЧС России по Республике Дагестан.

Работу отдела направляют начальник Главного управления, первый заместитель начальника Главного управления.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,  постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, Положением о МЧС России,  Положением о территориальном  органе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий - органе, специально уполномоченном решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъекту Российской Федерации, нормативно-правовыми актами МЧС России, приказами и распоряжениями  Северо-Кавказского регионального центра МЧС России и настоящим Положением.

Отдел осуществляет свою деятельность по вопросам, входящим в его компетенцию, во взаимодействии со структурными подразделениями Главного управления, поисково-спасательными формированиями и другими подведомственными МЧС организациями.

Штатный состав группы:

начальник группы;

ведущий специалист-эксперт – 1 ед.

II. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

организация и совершенствование документационного обеспечения Главного управления;

формирование и поддержание единой базы данных о документах;

внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий документационного обеспечения деятельности  на базе применения вычислительной и другой техники;

организация документооборота и контроля  исполнительской дисциплины в Главном управлении в соответствии с приказом МЧС России от 01.12.2008 № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству и территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России»;

организация архивного хранения документов Главного управления и передачи их на государственное хранение в Центральный архив МЧС России;

организация постоянной готовности для работы в условиях перехода с мирного на военное время.

III. Основные функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на нее основными задачами выполняет следующие  функции:

осуществляет прием, регистрацию и отправку корреспонденции;

осуществляет подготовку документов для доклада  и подписи руководству Главного управления;

осуществляет регистрацию, рассылку и хранение распорядительных документов;

         организует работу с письмами граждан;

контролирует правильность оформления документов;

совместно с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Главного управления  организует своевременное доведение документов до соответствующих структурных подразделений и подведомственных МЧС организаций;

обеспечивает создание необходимой информационной базы данных по документам и выдачу справочной информации по ним;

осуществляет сбор, обновление, обработку и обобщение информации о состоянии исполнительской дисциплины;

готовит справочные информационно-аналитические материалы для руководства Главного управления о содержании, сроках и состоянии исполнения служебных документов, ходе выполнения поручений, состоянии исполнительской дисциплины;

составляет сводную номенклатуру дел Главного управления;

обеспечивает совместно с отделом защиты государственной тайны Главного управления  архивное хранение документов, передачу их в Центральный архив МЧС России в соответствии с требованиями Росархива и нормативными документами МЧС России;

организует мероприятия по обучению сотрудников и работников Главного управления  по вопросам делопроизводства, организации и осуществления контроля  исполнительской дисциплины;

оказывает методическую помощь по вопросам, входящим в компетенцию группы;

участвует в разработке Плана основных мероприятий Главного управления на год, на месяц;

участвует в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения деятельности на базе применения вычислительной и другой техники.

IV. Полномочия отдела

Отделу предоставляется право:

запрашивать и получать от структурных подразделений Главного управления, поисково-спасательных формирований и других подведомственных МЧС организаций информацию и документы, связанные с осуществлением функций группы;

проводить в установленном порядке проверки организации делопроизводства в подразделениях Главного управления и доводить итоги проверок до руководителей этих подразделений для принятия соответствующих мер;

вносить предложения руководству Главного управления о применении мер воздействия во всех случаях нарушения должностными лицами установленных правил работы с документами;

участвовать в обсуждении руководством вопросов, входящих в компетенцию группы.

V. Полномочия начальника отдела

         Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности в установленном для этой категории руководителя порядке.

         Начальник отдела  подчиняется начальнику Главного управления и первому заместителю начальника Главного управления.

         Начальник отдела является прямым начальником для  личного состава отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.

Начальник отдела распределяет обязанности между подчиненными, организует деятельность отдела, определяет и уточняет задачи сотрудникам, контролирует их выполнение, координирует деятельность структурных подразделений Главного управления в интересах выполнения задач, возложенных на отдел;

участвует в решении вопросов, относящихся к компетенции отдела;

обеспечивает подбор и расстановку кадров в отделе;

организует мероприятия по повышению квалификации сотрудников отдела;

вносит в установленном порядке предложения по совершенствованию структуры отдела;

обеспечивает условия труда сотрудников отдела, определенных законодательством Российской Федерации, выступает инициатором по совершенствованию системы и условий оплаты труда и поощрения за успехи в труде.

VI. Ответственность

         За действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, за превышение должностных полномочий,  недобросовестное исполнение возложенных обязанностей начальник отдела несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.