Отдел административной работы

I. Общие положения

1. Отдел административной работы Главного управления МЧС России по Республике Дагестан (далее - отдел административной работы) является самостоятельным структурным подразделением Главного управления МЧС России по Республике Дагестан (далее - Главное управление), созданным для руководства, координации, контроля и реализации по документационному обеспечению Главного управления.

2. Отдел административной работы в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о территориальном органе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 27.03.2020 № 217, нормативными правовыми актами МЧС России по вопросам организации делопроизводства, архивной работы, контроля исполнения служебных документов, а также настоящим Положением.

3. Отдел административной осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Главного управления, а также в пределах своей компетенции с иными учреждениями, подведомственными МЧС России, с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти Республики Дагестан, органами местного самоуправления, организациями.

4. Работа отдела административной работы организуется на основе планирования, персональной ответственности каждого сотрудника отдела административной работы за исполнение своих должностных обязанностей, своевременное и качественное выполнение поручений руководства Главного управления.

II. Основные задачи

5. Основными задачами отдела административной работы являются:

5.1. организация текущего и перспективного планирования в Главном управлении;

5.2. организационное обеспечение деятельности комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности субъекта Российской Федерации, коллегии Главного управления, Общественного совета при Главном управлении;

5.3. организация работы архива Главного управления;

5.4. организация, ведение и совершенствование в Главном управлении делопроизводства, архивного хранения с использованием системы электронного документооборота.

5.5. контроль соблюдения требований, норм правовых актов по вопросам делопроизводства;

5.6. организация и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в области прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники;

5.7. постоянная готовность для работы в условиях перехода с мирного на военное время;

5.8. разработка и представление на утверждение положения об отделе административной работы, других организационно-планирующих документов;

5.9. организация планирования основных мероприятий отдела административной работы на год;

5.10. администрирование командировочных расходов сотрудников отдела.

III. Функции

6. Отдел административной работы в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет и выполняет следующие функции:

6.1. разрабатывает приказа об организации делопроизводства, контроля и архивной работы в Главном управлении;

6.2. разрабатывает положение об отделе административной работы;

6.3. организует разработку ежегодного плана основных мероприятий в области гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах в субъекте Российской Федерации;

6.4. разрабатывает план основных мероприятий Главного управления;

6.5. разрабатывает положение об Общественном совете при Главном управлении;

6.6. разрабатывает проект приказа об организации внутренней деятельности в Главном управлении;

6.7. осуществляет экспедиционную обработку поступающих и исходящих документов: прием, первичную обработку и отправку корреспонденции (почтовая связь);

6.8. организует своевременное доведение документов до соответствующих структурных подразделений Главного управления;

6.9. обеспечивает в установленном порядке формирование электронной базы данных СЭД путем внесения информации о документах в СЭД, сканирования и создания электронных образов документов;

6.10. осуществляет регистрацию и учет прохождения входящих документов, с использованием СЭД, распределение поступающих документов (в электронной форме или на бумажном носителе);

6.11. осуществляет представление поступающих документов на рассмотрение начальнику Главного управления и после получения соответствующего указания по исполнению (резолюции), передачу исполнителям с внесением соответствующей информации в СЭД;

6.12. осуществляет обеспечение получения документов по системе межведомственного электронного документооборота и информационным системам общего пользования;

6.13. осуществляет в установленном порядке регистрацию, оформление, рассылку и хранение распорядительных и внутренних документов Главного управления (протоколы, приказы по основной деятельности, распоряжения, докладные записки);

6.14. осуществляет учет, регистрацию в СЭД и отправку по СЭД исходящих документов после проверки правильности их оформления, сканирование и прикрепление электронного образа документа к его регистрационно-контрольной карточке;

6.15. осуществляет контроль за ходом исполнения документов и поручений, который включает постановку поручений на контроль, реализацию проверочных мероприятий, применяемых в целях получения своевременной и достоверной информации о ходе исполнения поручений, учёт, обобщение и анализ полученной информации, снятие поручений с контроля;

6.16. осуществляет контроль в пределах компетенции за соблюдением в Главном управлении требований законодательства Российской Федерации по вопросам обращения со служебной информацией ограниченного распространения;

6.17. осуществляет редактирование проектов документов перед представлением их на доклад начальнику Главного управления;

6.18. участвует в работе комиссии по проверке исполнения служебных документов;

6.19. ведет учет поступающих в Главное управление и издаваемых в Главном управлении распорядительных документов (приказов, распоряжений);

6.20. осуществляет формирование, оформление, учет, хранение дел по номенклатуре;

6.21. участвует в работе комиссии по проверке наличия документов «для служебного пользования»;

6.22. обеспечивает работу экспертной комиссии Главного управления;

6.23. проводит обучение ответственных за делопроизводство структурных подразделений Главного управления по вопросам организации делопроизводства, архивной работы, контроля исполнения служебных документов и работы с обращениями граждан;

6.24. организует своевременное доведение документов до соответствующих структурных подразделений Главного управления;

6.25. осуществляет контроль прохождения документов, подготовку руководству отчетов об исполненных и находящихся на исполнении документах;

6.26. ведет статистический учет поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов;

6.27. осуществляет анализ, подготовку и систематизацию сведений о состоянии контрольных поручений и исполнительской дисциплины для представления руководству;

6.28. осуществляет контроль за своевременным списанием в дело (с использованием СЭД) исполненных документов;

6.29. проводит инструктаж вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами;

6.30. готовит письма, справки, материалы к совещаниям по вопросам компетенции отдела административной работы;

6.30. проводит консультации по организации делопроизводства, архивной работы и электронного документооборота для сотрудников ГУ МЧС России;

6.31. разрабатывает положение об экспертной комиссии Главного управления;

6.32. разрабатывает положение об архиве Главного управления;

6.33. осуществляет комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, принимает упорядоченные документы структурных подразделений;

6.34. обеспечивает использование хранящихся в архиве документов: организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений ГУ МЧС России, осуществляют использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

6.35. обеспечивает защиту государственной тайны при ведении архивной работы;

6.36. обеспечивает подготовку и своевременную передачу дел на хранение в Центральный архив МЧС России;

6.37. проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение, осуществляет уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения;

6.38. производит отбор и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению;

6.39. осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел, организации их хранения в структурных подразделениях Главного управления;

6.40. оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям Главного управления в работе с документами;

6.41. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификаций работников архива и отдела административной работы делопроизводства;

6.42. осуществляет координацию деятельности структурных подразделений Главного управления по вопросам планирования и проведения заседаний совещательных и координационных органов, совещаний с участием руководства Главного управления;

6.43. обеспечивает защиту персональных данных, обрабатываемых в отделе.

6.44. обеспечивает соблюдение требований охраны труда и правил противопожарного режима в пределах компетенции отдела административной работы.

IV. Права

7. Отдел административной работы для осуществления своих функций имеет право:

7.1. запрашивать необходимые сведения от руководителей структурных подразделений Главного управления по исполнению служебной документации;

7.2. запрашивать у структурных подразделений Главного управления справки и другие документы, необходимые для выполнения своих обязанностей;

7.3. готовить предложения по привлечению специалистов Главного управления для решения задач, отнесенных к компетенции отдела административной работы;

7.4. возвращать на доработку, в том числе в рабочем порядке, документы и проекты документов, подготовленные с нарушениями установленных требований по их разработке;

7.5. готовить предложения в установленном порядке о применении мер дисциплинарного воздействия в случаях нарушения должностными лицами установленных правил работы со служебными документами;

7.6. контролировать и требовать от должностных лиц Главного управления выполнения установленных правил работы со служебными документами;

7.7. участвовать в обсуждении вопросов руководством Главного управления, отнесенных к компетенции отдела административной работы;

7.8. в пределах компетенции готовить проекты писем и других документов, предназначенных для ведения переписки от имени отдела административной работы;

7.9. привлекать по согласованию с руководителями структурных подразделений Главного управления специалистов соответствующих структурных подразделений Главного управления для решения задач, отнесенных к компетенции отдела административной работы;

7.10. осуществляет контроль исполнения требований нормативных актов и распорядительных документов МЧС России в части оформления служебной документации;

7.11. вносить предложения руководству Главного управления по вопросам совершенствования деятельности отдела;

7.12. планировать, организовывать и осуществлять проверки структурных подразделений Главного управления по вопросам организации делопроизводства и архивной работы;

V. Организация деятельности

8. Отдел административной работы подчиняется непосредственно начальнику Главного управления.

9. Координацию и контроль деятельности отдела административной работы осуществляет первый заместитель начальника Главного управления.

10. Структура и штатная численность отдела административной работы определяется штатным расписанием Главного управления.

11. Отдел административной работы возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности начальником Главного управления.

В отсутствии начальника отдела административной работы общее руководство отделом осуществляется ведущим специалистом-экспертом отдела административной работы.

12. Начальник отдела административной работы:

12.1. организует подготовку предложений по повышению квалификации сотрудников отдела;

12.2. осуществляет согласование (визирует) в пределах своей компетенции проекты документов, поступившие в отдел на рассмотрение (регистрацию);

12.3. распределяет обязанности между сотрудниками отдела административной работы.

12.4. начальник отдела осуществляет непосредственное руководство отделом, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и реализацию полномочий, соблюдение сотрудниками отдела режима секретности, состояние служебной дисциплины.

12.5. вносит предложения по изменению структуры и штатного расписания Главного управления в части, касающейся отдела;

12.6. осуществляет подбор и расстановку кадров в отделе;

12.7. разрабатывает проекты приказов и других документов по вопросам, относящимся к компетенции отдела административной работы, осуществляет согласование проектов распорядительных документов;

12.8. обеспечивает условия труда работников отдела, определенные законодательством Российской Федерации, выступает инициатором по совершенствованию условий оплаты труда и поощрению за успехи в труде, вносит предложения о применении к сотрудникам отдела мер дисциплинарного воздействия;

12.9. обеспечивает составление и представление по требованию руководства Главного управления необходимой информации и документации, связанной с деятельностью Главного управления и отдела;

12.10. проводит проверку делопроизводства структурных подразделений Главного управления;

12.11. пользуется иными правами, предоставленными начальнику отдела законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также нормативными правовыми актами МЧС России;

12.12. отделу передаются в установленном порядке соответствующие материальные и технические средства, необходимые для своевременной и качественной реализации возложенных на него полномочий, а также обеспечивается доступ к соответствующим информационным базам данных, системам связи и коммуникаций;

13. Начальник отдела и личный состав отдела административной работы Главного управления несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них функций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. Начальник и личный состав отдела административной работы Главного управления несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за разглашение сведений, составляющих государственную тайну и сведений конфиденциального характера, ставших известными им в процессе исполнения служебных заданий.

15. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения настоящим Положением на отдел административной работы функций несет начальник отдела административной работы.

16. Должностные обязанности и ответственность сотрудников отдела административной работы Главного управления устанавливается должностными регламентами.

17. Каждый сотрудник отдела административной работы несет ответственность за качество и своевременное выполнение задач, возложенных лично на него.

18. Возложение на отдел административной работы функций, не относящихся к его компетенции, не допускается.

19. Начальник отдела административной работы по мере необходимости вносит предложения начальнику Главного управления об изменении и дополнении настоящего Положения.